Hvorfor siger nye medarbejdere op? Årsager og handlinger

Når en ny medarbejder siger op efter kort tid, er det værd at undersøge både jobbet, opstarten og personens situation. Mulige årsager er forskelle mellem forventninger og virkelighed, mangelfuld oplæring, uklart ansvar eller et samarbejde, der ikke fungerer. Der kan også være forhold uden for arbejdspladsen, som I ikke kan påvirke.

En opsigelse giver ikke i sig selv svaret. Hvis I vil reducere tidlige opsigelser, skal I forstå, hvad medarbejderen oplevede undervejs, og hvilke rammer der kunne have været anderledes. Her gennemgår vi seks områder og konkrete handlinger for HR og ledere.

1. Jobbet svarer ikke til forventningerne

En medarbejder kan være ansat til en udviklingsrolle og opdage, at hverdagen hovedsageligt består af drift. Eller være blevet lovet selvstændighed og møde mange godkendelsesled. Forskellen kan være forståelig fra organisationens perspektiv og stadig være afgørende for personen.

Gennemgå stillingsopslag og samtaler sammen. Hvilke forventninger skabte I? Hvad blev ikke sagt? Spørg efter den første måned, hvad der overrasker mest ved jobbet. Forklar åbent, hvad der kan justeres, og hvad der er et grundvilkår.

Handling: Beskriv tre typiske arbejdsdage og de vigtigste begrænsninger i rollen allerede under rekrutteringen. Brug beskrivelsen igen i den første forventningssamtale.

2. Medarbejderen ved ikke, hvordan succes ser ud

En bred opgavebeskrivelse kan efterlade mange ubesvarede spørgsmål. Hvor hurtigt skal opgaven løses? Hvor grundig skal leverancen være? Hvilke beslutninger kan medarbejderen træffe selv? Uklare svar gør det vanskeligt at vurdere egen fremgang.

Som leder kan du gøre forventningerne konkrete ved at vise eksempler og aftale prioriteter. Skeln mellem det niveau, du forventer under oplæringen, og det niveau, medarbejderen skal kunne nå senere.

Handling: Aftal tre mål for den næste måned. Skriv, hvad en tilfredsstillende løsning indebærer, og hvornår I vurderer den sammen. Spørg medarbejderen, om tid og ressourcer passer til målene.

3. Oplæringen passer ikke til opgaven

Et introduktionsprogram kan indeholde meget information og stadig mangle den hjælp, medarbejderen behøver til sit arbejde. Det kan være oplæring i en konkret arbejdsgang, adgang til sparring eller mulighed for at øve sig, før ansvaret bliver fuldt.

Arbejdstilsynet beskriver problemerne ved både utilstrækkelig vejledning og for meget information på én gang. I praksis kan I undersøge, hvilke opgaver medarbejderen kan løse nu, hvilke der kræver støtte, og hvad næste skridt skal være.

Handling: Vælg en aktuel opgave og gennemfør den som observation, fælles opgaveløsning og derefter selvstændig løsning med feedback. Tilpas tempoet til kompleksiteten og personens erfaring.

4. Adgangen til lederen er for uklar

En leder kan mene, at døren altid er åben, mens den nye medarbejder oplever, at kalenderen er fuld. Det er ikke sikkert, at personen ved, hvilke spørgsmål der er vigtige nok til at forstyrre med. Aflysninger kan desuden gøre det svært at tage en bekymring op.

Skab en tydelig rytme og aftal en kontaktvej mellem møderne. Det hjælper medarbejderen med at bruge lederen uden at skulle gætte på forventningerne. Hvis du må flytte et møde, så aftal et nyt tidspunkt med det samme.

Handling: Book korte, faste samtaler i starten. Brug tiden på opgaver, samarbejde og støttebehov, og slut med én konkret aftale, I følger op på.

5. Medarbejderen mangler en plads i fællesskabet

At kende kollegernes navne er noget andet end at vide, hvem man kan spørge, og hvordan man bliver en del af samarbejdet. Det kan være særligt svært, hvis teamet arbejder på forskellige tidspunkter eller steder, eller hvis arbejdspladsen har mange uskrevne regler.

Undersøg både det faglige og sociale fællesskab. Er medarbejderen med i de nødvendige møder? Er der en kollega tilgængelig på vedkommendes vagt? Bliver nye perspektiver taget alvorligt? En buddy kan hjælpe, når opgaven og tiden er afklaret.

Handling: Udpeg en buddy med konkret ansvar, og arrangér samarbejde om en rigtig opgave. Spørg senere medarbejderen, om relationen faktisk er blevet brugbar.

6. Jobbets krav og medarbejderens behov passer ikke sammen

Arbejdstid, opgavemængde, løn, fleksibilitet og udviklingsmuligheder kan have stor betydning for, om jobbet fungerer. Nogle forhold kan ændres lokalt, andre kræver beslutninger længere oppe, og nogle kan arbejdspladsen ikke imødekomme.

Undgå at gøre alle problemer til et spørgsmål om motivation. Hvis opgaverne kræver mere tid, end der er til rådighed, er flere opmuntrende samtaler ikke en løsning i sig selv. Tag stilling til prioritering, bemanding og mandat.

Handling: Del problemet i tre: Hvad kan vi ændre nu? Hvad skal vi undersøge? Hvad kan vi ikke love? Vend tilbage med svar på en aftalt dato.

Hvad skal I reagere på undervejs?

Gentagne spørgsmål om de samme forventninger, manglende adgang til hjælp eller aftaler om støtte, der ikke bliver gennemført, er gode grunde til at følge op. De fortæller noget om rammerne for at lykkes i jobbet.

En stille arbejdsdag, et lavt humør eller mindre deltagelse i sociale arrangementer er derimod ikke bevis på, at nogen overvejer at sige op. Brug observationer til en respektfuld samtale. Spørg, hvad personen oplever, frem for at konkludere på adfærden.

Når opsigelsen kommer: Brug samtalen til at lære

Skab plads til en afsluttende samtale uden at gøre medarbejderen ansvarlig for at løse organisationens problemer. Spørg, hvornår beslutningen begyndte at tage form, hvilke oplevelser der havde betydning, og om noget realistisk kunne have ændret forløbet.

Sammenhold svarene med jeres egne aftaler og handlinger. Hvis flere medarbejdere nævner samme udfordring, er der grund til at undersøge den på tværs. Undgå at behandle én forklaring som facit for alle kommende ansættelser.

En enkel plan for færre tidlige opsigelser

1. Gennemgå de seneste afsluttede ansættelser og adskil fratrædelsesårsagerne.
2. Find ét tilbagevendende problem, I konkret kan påvirke.
3. Aftal en ændring i rekruttering, oplæring eller ledelsesopfølgning.
4. Placér ansvaret hos en person med mulighed for at handle.
5. Følg nye ansættelser med samme spørgsmål og tydelige opfølgningsdatoer.
6. Vurdér udviklingen, når I har et tilstrækkeligt sammenligneligt grundlag.

Ofte stillede spørgsmål om tidlige opsigelser

Er en tidlig opsigelse altid tegn på dårlig onboarding?

Nej. Jobmatch, private forhold og organisatoriske ændringer kan spille ind. Undersøg årsagerne konkret, før I vælger en indsats.

Hvornår skal lederen spørge til medarbejderens oplevelse?

Allerede i de første dage og løbende derefter. Brug forskellige spørgsmål over tid, så dialogen følger arbejdet og personens udvikling.

Hvad hvis medarbejderen siger op, selvom vi har fulgt planen?

En gennemført plan garanterer ikke, at jobbet fungerer for personen. Undersøg både kvaliteten af støtten og de forhold, planen ikke dækkede.

Understøt dialogen gennem det første år

Embarkly hjælper ledere med løbende indsigt og personlige anbefalinger til medarbejderens første 12 måneder. Læs om vores tilgang til onboardingsoftware og om medarbejderomsætningens årsager og konsekvenser. Kontakt os, hvis I vil drøfte jeres nuværende opfølgning.