Onboarding-KPI’er: 6 mål for effekt og opfølgning

Effekten af onboarding kan måles ved at kombinere resultater over tid med tegn på, hvordan opstarten fungerer undervejs. Tidlige opsigelser er et resultatmål. Rolleklarhed, adgang til støtte og gennemførte opfølgningssamtaler kan hjælpe jer med at forstå, hvad der sker før resultatet.

Begynd med få KPI’er, som har en tydelig definition og en ansvarlig modtager. Et tal er først brugbart, når I ved, hvad det dækker, og hvilken beslutning det kan føre til. Her får I seks forslag med eksempler på beregning og anvendelse.

1. Andel nyansatte, der forlader jobbet inden for 12 måneder

Denne KPI viser, hvor stor en del af en bestemt gruppe nyansatte der fratræder i deres første år. Vælg en gruppe med samme startperiode, og følg hver person i 12 måneder. Skeln gerne mellem alle fratrædelser og frivillige opsigelser.

Beregning: Antal personer i gruppen, der fratræder inden for 12 måneder, divideret med alle personer i samme gruppe, ganget med 100.

Eksempel: 40 medarbejdere starter i et bestemt kvartal. Når alle har kunnet følges i 12 måneder, er seks fratrådt. Andelen er 6 / 40 × 100 = 15 %. Hvis fire selv sagde op, er andelen med frivillig opsigelse 10 %.

Vis også antal personer. Én opsigelse kan flytte procenten meget i små grupper. Lad være med at sammenligne et helt observeret år med en gruppe, hvor mange kun har været ansat i få måneder.

2. Tid til selvstændig opgaveløsning

KPI’en beskriver, hvor længe der går, før medarbejderen kan løse en aftalt kerneopgave på det forventede niveau uden ekstra oplæringsstøtte. Den skal defineres pr. rolle eller opgavetype. Selvstændighed betyder ikke, at personen aldrig må spørge om hjælp.

Beregning: Antal dage fra startdato til en på forhånd defineret milepæl. Vis eksempelvis medianen for sammenlignelige medarbejdere samt spredningen.

Eksempel: I en bestemt rolle er milepælen at kunne gennemføre en standardleverance og få den godkendt efter de fælles kvalitetskriterier. Aftal, hvordan godkendelsen foregår, før I begynder at måle. Ellers kan lederen komme til at flytte målstregen fra person til person.

Brug målet til at finde behov for bedre oplæring. En kortere tid er ikke automatisk bedre, hvis fejl og belastning samtidig stiger. Kvalitet og støttebehov skal med i vurderingen.

3. Medarbejderens oplevelse af rolleklarhed

Rolleklarhed handler om at forstå ansvar, prioriteter og forventninger. I kan følge udviklingen med få, enslydende spørgsmål, som gentages på aftalte tidspunkter. Hold spørgsmålenes ordlyd og svarskala stabil, hvis I vil sammenligne målinger.

Et praktisk eksempel er udsagnet: Jeg ved, hvilke opgaver der er vigtigst i min rolle lige nu. Lad medarbejderen svare på en skala fra 1 til 5, og giv mulighed for en kommentar. Det er et lokalt opfølgningsspørgsmål, ikke i sig selv en valideret psykologisk test.

Beregning: Vis svarfordelingen og eventuelt gennemsnittet blandt dem, der har svaret. Oplys altid antal svar og svarprocent. Et gennemsnit på fire kan dække over både ensartet klarhed og en lille gruppe med betydelig tvivl.

Når en medarbejder er usikker, skal I afklare konkrete prioriteringer. Gentag ikke blot spørgsmålet næste måned og håb, at tallet ændrer sig.

4. Trivsel i opstarten

Følg medarbejderens oplevelse af, hvordan arbejdsdagen fungerer, med et passende måleredskab og en tydelig plan for opfølgning. Hold jer til instrumentets vejledning, hvis I bruger en valideret skala. Hvis I bruger et lokalt spørgsmål, skal det fremgå, hvad det faktisk måler.

Beregning: Afhænger af det valgte redskab. Vis udvikling over tid og svargrundlag. Bland ikke resultater fra forskellige skalaer i samme kurve uden en begrundet metode.

En måling kan pege på behov for dialog, men forklarer ikke årsagen. Tal om konkrete arbejdsforhold, og aftal, hvem der følger op. En enkelt lav score er ikke bevis på, at medarbejderen vil sige op, og en høj score udelukker ikke problemer.

5. Adgang til støtte og samarbejde

Denne KPI undersøger, om hjælpen faktisk er tilgængelig. Det er noget andet end at registrere, at en buddy er udpeget. Spørg eksempelvis: Kan du få relevant hjælp, når du er i tvivl om dine opgaver?

Beregning: Andelen af besvarelser, der angiver tilstrækkelig adgang til hjælp, efter en fast og forklaret definition. Kombinér med kommentarer om, hvor hjælpen mangler.

En mulig lokal definition er svarene 4 og 5 på en fempunktsskala. Det er en valgt rapporteringsgrænse, ikke et universelt kvalitetskrav. Fastlæg den før målingen, og ændr den ikke for at få pænere resultater.

Undersøg forskelle i arbejdstid, lokation og rolle. En kontaktperson kan være nem at få fat i om formiddagen og utilgængelig på en aftenvagt. Det er en konkret udfordring, som et samlet gennemsnit let skjuler.

6. Gennemført opfølgning og aftalte handlinger

I kan måle, om den planlagte støtte bliver leveret. Registrér gennemførte samtaler i forhold til planlagte samtaler og afsluttede handlinger i forhold til dem, der havde frist i perioden.

Beregning: Gennemførte samtaler / planlagte samtaler × 100. Beregn handlinger separat, så I ikke blander mødeaktivitet og faktisk opfølgning sammen.

Eksempel: 18 af 20 planlagte samtaler er gennemført. Det giver 90 %. Af ti aftalte handlinger med frist er syv gennemført. Det giver 70 %. Samtalerne finder altså ofte sted, men nogle aftaler bliver ikke omsat til handling.

Høj mødeaktivitet dokumenterer ikke i sig selv god onboarding. Brug derfor procesmålet sammen med medarbejderens oplevelse og resultater over tid.

Sådan bygger I et enkelt målegrundlag

Opret en kort beskrivelse for hver KPI med formål, datakilde, beregning, tidspunkt og ansvar. Definér også, hvem der skal have adgang til hvilke oplysninger. Aftal en fast gennemgang, hvor I vælger handlinger frem for blot at fremlægge tal.

Skeln mellem to behov: Lederen har brug for indsigt, der kan understøtte medarbejderen. HR har brug for et overblik, der kan forbedre rammerne på tværs. Vis ikke små grupper som anonyme resultater, hvis personerne reelt kan genkendes.

Hvornår kan I sige, at onboarding har haft en effekt?

En forbedring efter en ændring er et relevant tegn, men dokumenterer ikke alene årsagen. Rekrutteringsprofil, opgaver, ledelse og arbejdsmarked kan også have ændret sig. Sammenlign så vidt muligt lignende roller, samme observationsperioder og ens definitioner.

Dokumentér, hvad I ændrede, hvornår det skete, og hvem der var omfattet. Vis udgangspunkt, udvikling og usikkerheder. Det giver et bedre beslutningsgrundlag end at tilskrive enhver forbedring til et enkelt tiltag.

CIPD’s overblik over medarbejderomsætning er en relevant indgang til sammenhængen mellem målinger og arbejdet med at forstå, hvorfor medarbejdere forlader en organisation.

Ofte stillede spørgsmål om onboarding-KPI’er

Hvilke KPI’er skal vi begynde med?

Start eksempelvis med tidlige opsigelser, rolleklarhed og gennemført opfølgning. Tilføj flere mål, når I har en klar anvendelse og et stabilt datagrundlag.

Hvor ofte skal vi måle?

Tilpas tidspunktet til målet. Støtte og klarhed kan følges tidligt og løbende, mens en fuld 12-måneders opgørelse kræver, at medarbejderne har kunnet observeres længe nok.

Findes der én god benchmark for alle?

Nej. Rolle, branche, kontrakttype og metode påvirker sammenligningen. Brug jeres egen udvikling som udgangspunkt og undersøg definitionerne, før I sammenligner med andre.

Fra måling til ledelsesstøtte

Embarkly arbejder med løbende indsigt og anbefalinger til den enkelte leder og medarbejder. Læs om vores tilgang til onboardingsoftware, eller brug beregneren til at undersøge økonomiske scenarier. Kontakt os, hvis I vil forbinde målingerne med handling i hverdagen.