Onboardingplan: Skabelon til de første 12 måneder

En onboardingplan beskriver, hvordan en ny medarbejder kommer ind i sine opgaver, relationer og sin rolle. Den bør vise, hvad der skal ske, hvem der har ansvaret, og hvornår I følger op. Her får du en skabelon, du kan kopiere og tilpasse fra tiden før første arbejdsdag til afslutningen af det første år.

Det praktiske skal være på plads. Men en medarbejder kan godt have computer, adgangskort og introduktionsmøder og stadig være i tvivl om, hvad der forventes. Derfor indeholder planen både oplæring, forventningsafstemning og løbende dialog om den enkelte medarbejders oplevelse.

Hvad skal en onboardingplan indeholde?

En brugbar onboardingplan forbinder aktiviteter med konkrete mål. Skriv eksempelvis, at medarbejderen skal kunne prioritere sine tre vigtigste opgaver efter første måned, frem for blot at skrive, at vedkommende skal have mødt sin leder.

• Rolle og succeskriterier: Hvad skal medarbejderen kunne og forstå?
• Faglig oplæring: Hvilke opgaver skal læres, og hvem hjælper?
• Relationer: Hvem er vigtige samarbejdspartnere og kontaktpersoner?
• Dialog: Hvornår taler leder og medarbejder om udviklingen?
• Ansvar og opfølgning: Hvem gør hvad, og hvordan tilpasses planen?

Planen må gerne være fælles på tværs af organisationen. Den konkrete opgavelæring og samtalerne skal passe til personen og jobbet. Medarbejder- og Kompetencestyrelsen anbefaler netop en kombination af fælles og individuelt tilpassede elementer.

Skabelon: Onboarding før første arbejdsdag

Mål: Medarbejderen ved, hvor vedkommende skal møde, hvem der tager imod, og hvad der skal ske i starten.

• Leder: Ring eller skriv personligt, og afklar eventuelle spørgsmål til opstarten.
• HR og IT: Sørg for nødvendigt udstyr, adgange og praktisk information.
• Buddy: Præsentér dig som en kontakt, medarbejderen kan bruge i hverdagen.
• Leder: Send et overskueligt program for den første uge med plads til pauser og opgaver.

Undgå at gøre preboarding til en lang opgaveliste, den nye medarbejder forventes at gennemføre i sin fritid. Brug kontakten til at skabe klarhed og en god forventning. Aftal, hvad der eventuelt er relevant at forberede.

Første dag og uge: Gør det nemt at finde fodfæste

Mål: Medarbejderen oplever at være ventet, kender de nærmeste kolleger og har prøvet en relevant opgave med støtte.

Den første dag kan bestå af en velkomst med lederen, praktisk introduktion, frokost med teamet og en lille opgave. Giv også tid til at lande. Et fuldt mødeprogram gør det svært at bearbejde indtrykkene og få stillet de spørgsmål, der dukker op undervejs.

I løbet af ugen bør lederen sætte ord på de første prioriteter: Hvad er vigtigst at forstå nu? Hvilke fejl er forventelige under oplæringen? Hvad skal medarbejderen altid spørge om? Afslut ugen med et kort møde om oplevelsen og justér næste uges program.

De første 30 dage: Afklar opgaver og forventninger

Mål: Medarbejderen kan forklare sit ansvar og ved, hvordan en god opgaveløsning ser ud.

• Udvælg to eller tre konkrete opgaver, som medarbejderen lærer gennem praksis.
• Vis et eksempel på en god leverance, og forklar kvalitetskriterierne.
• Aftal, hvilke beslutninger medarbejderen må tage selv.
• Introducér de samarbejdspartnere, der er nødvendige for de aktuelle opgaver.
• Hold korte samtaler om fremgang, spørgsmål og behov for hjælp.

En erfaren specialist og en nyuddannet behøver sjældent samme oplæringsforløb. Spørg, hvad personen allerede mestrer, og hvad der er nyt i netop jeres organisation. Tilpas støtten efter opgaven frem for at antage, at anciennitet i sig selv fjerner behovet for introduktion.

Dag 31 til 60: Byg selvstændighed med støtte

Mål: Medarbejderen tager ansvar for afgrænsede leverancer og bruger sit netværk aktivt.

Øg kompleksiteten gradvist. Aftal på forhånd, hvornår lederen eller en kollega gennemgår arbejdet, så feedback bliver en forventet del af læringen. Tal også om, hvor arbejdsdagen afviger fra forventningerne ved ansættelsen.

Et nyttigt spørgsmål er: Hvilken del af jobbet tager mere energi, end du havde regnet med? Svaret kan pege på en uklar arbejdsgang, en manglende relation eller et oplæringsbehov, der er let at overse i en status på leverancer.

Dag 61 til 90: Vurdér fremgang og justér retningen

Mål: Leder og medarbejder har et fælles billede af udviklingen og de næste prioriteter.

Gennemgå de mål, I satte i starten. Hvad kan medarbejderen nu? Hvor kræves fortsat sparring? Hvilke forventninger skal ændres? Brug konkrete situationer som grundlag, og giv medarbejderen plads til at vurdere forløbet fra sit perspektiv.

En 30-60-90-dagesplan er en god begyndelse. Hos Embarkly arbejder vi med støtte gennem de første 12 måneder, fordi behovet for dialog og tilpasning kan fortsætte, når den formelle introduktion er afsluttet.

Måned 4 til 6: Følg op på hverdagen

Mål: Medarbejderen får en arbejdsdag med realistiske prioriteringer og relevante udviklingsmuligheder.

Flyt samtalen fra introduktionsprogrammet til det faktiske arbejde. Drøft opgavemængde, samarbejde og mulighederne for at få hjælp. Aftal én konkret udviklingsopgave og den støtte, der skal gøre den realistisk. Et halvt år i jobbet kan også være et godt tidspunkt at spørge, hvilke dele af opstarten I bør ændre for den næste nye kollega.

Måned 7 til 12: Skab retning for næste fase

Mål: Medarbejderen kan se sine bidrag og sin videre udvikling i organisationen.

Bevar en fast rytme for dialogen, også når medarbejderen virker selvkørende. Tal om ansvar, motivation og næste skridt. Ved afslutningen af året kan I samle op på læring og samarbejde og aftale, hvordan den løbende ledelsesdialog fortsætter.

Der er ikke én bestemt måned, hvor alle medarbejdere møder de samme udfordringer. Brug tidsplanen som anledning til at være nysgerrig frem for som en facitliste over personens oplevelse.

En enkel skabelon til hver aktivitet

Kopiér disse felter til jeres onboardingplan, og udfyld dem sammen:

• Tidspunkt: Hvornår gennemfører vi aktiviteten?
• Mål: Hvad skal medarbejderen kunne eller opleve bagefter?
• Aktivitet: Hvad gør vi konkret?
• Ansvarlig: Hvem sørger for, at det sker?
• Opfølgning: Hvordan ved vi, om det har hjulpet?
• Tilpasning: Hvad ændrer vi på baggrund af medarbejderens feedback?

Eksempel: I uge to løser medarbejderen sin første kundeopgave sammen med en erfaren kollega. Målet er at forstå arbejdsgangen og kunne forklare næste trin. Kollegaen giver feedback samme dag, og lederen følger op på, hvad medarbejderen stadig er usikker på.

Ofte stillede spørgsmål om onboardingplaner

Hvor lang skal en onboardingplan være?

Den skal være lang nok til at dække jobbets læringsbehov. Planlæg den første tid detaljeret, og brug milepæle og samtaler til resten af året. Justér omfanget efter rolle og erfaring.

Hvem har ansvaret for onboardingplanen?

HR kan eje den fælles ramme, mens nærmeste leder bør eje opgaver, forventninger og opfølgning. Buddy og kolleger kan have tydeligt afgrænsede opgaver.

Kan samme skabelon bruges til alle?

Ja, som fælles ramme. Tilpas mål, tempo og støtte til den enkelte. Læs mere om personlighedsbaseret onboarding.

Få planen til at leve i hverdagen

En plan hjælper først, når nogen bruger den. Embarkly understøtter den løbende dialog med personlige indsigter og månedlige anbefalinger til leder og medarbejder. Se, hvordan Embarkly arbejder med onboarding, eller kontakt os om jeres onboardingforløb.