Onboardingsamtaler: 20 spørgsmål til nye medarbejdere

En onboardingsamtale er en planlagt dialog mellem den nye medarbejder og nærmeste leder om, hvordan opstarten går. Den skal gøre det lettere at tale om forventninger, opgaver, relationer og behov for støtte. Her får du 20 spørgsmål og en enkel måde at bruge dem på gennem det første år.

Spørgsmålet om, hvorvidt det går godt, giver ofte et kort ja. Mere konkrete spørgsmål åbner for konkrete erfaringer. Vælg derfor spørgsmål, der hjælper medarbejderen med at beskrive sin hverdag, og brug svarene til at aftale ændringer.

Hvad skal en onboardingsamtale bruges til?

Samtalen skal give begge parter et bedre grundlag for at handle. Medarbejderen får mulighed for at sige, hvad der hjælper og udfordrer. Lederen får mulighed for at præcisere forventninger og fjerne hindringer, inden de vokser.

En onboardingsamtale kan godt indeholde feedback om opgaver, men bør også give plads til det, medarbejderen endnu ikke har fundet ordene for. Start med at forklare formålet og fortæl, hvordan I bruger eventuelle noter. Det gør rammerne mere gennemskuelige.

Arbejdstilsynet fremhæver forventningsafstemning og feedback i begge retninger som elementer i god onboarding. Spørgsmålene nedenfor er vores praktiske forslag til at omsætte dialogen til hverdagen.

Efter første uge: 5 spørgsmål om den første oplevelse

1. Hvad har været lettest at komme i gang med?

Begynd med en konkret succes eller noget, der fungerede. Det viser, hvilke dele af introduktionen medarbejderen kunne bruge, og giver et afsæt for at tale om det sværere.

2. Hvornår har du været mest i tvivl om, hvad du skulle gøre?

Bed om en situation frem for en samlet vurdering. Uklarheden kan handle om en opgave, en prioritering eller om, hvem medarbejderen må spørge.

3. Ved du, hvem du kan gå til med forskellige spørgsmål?

Undersøg, om kontaktpersonerne er tydelige og tilgængelige i praksis. En liste med navne hjælper mindre, hvis medarbejderen ikke ved, hvornår det er passende at afbryde dem.

4. Hvordan har du oplevet at blive en del af teamet?

Spørg til møder, pauser og samarbejde. Social tilknytning kan se forskellig ud, og alle ønsker ikke de samme aktiviteter. Lyt til personens egne præferencer.

5. Hvad skal vi gøre anderledes i næste uge?

Afslut med noget, I kan ændre nu. Det kan være færre introduktionsmøder, mere sidemandsoplæring eller en tydeligere prioritering af opgaverne.

Efter første måned: 5 spørgsmål om rolle og støtte

6. Hvad oplever du som dine vigtigste opgaver lige nu?

Sammenlign medarbejderens forståelse med din egen. Hvis svarene er forskellige, skal I afklare prioriteringen, inden I vurderer præstationen.

7. Hvordan ved du, at en opgave er løst godt nok?

Tal om kvalitet og forventet niveau i oplæringsperioden. Vis gerne en tidligere leverance eller løs en opgave sammen, hvis kriterierne er svære at forklare.

8. Hvor har du brug for mere oplæring eller sparring?

Gør det tydeligt, at støttebehov er forventelige i en opstart. Aftal både hvem der hjælper, og hvornår hjælpen er tilgængelig.

9. Hvilken form for feedback hjælper dig bedst?

Nogle vil gerne drøfte opgaven undervejs, mens andre foretrækker at prøve selv og tale bagefter. Aftal en form, som passer til personen og opgavens risiko.

10. Hvad har været anderledes, end du forventede før din start?

Spørgsmålet kan afdække et misforhold mellem rekrutteringen og hverdagen. Undersøg forskellen åbent, også når du ikke kan ændre selve jobbet.

Efter tre måneder: 5 spørgsmål om samarbejde og udvikling

11. Hvilke opgaver giver dig mest energi, og hvilke dræner?

Bed om eksempler og undersøg hvorfor. Den samme opgave kan være motiverende, når rammerne er klare, og belastende, når medarbejderen mangler tid eller adgang til viden.

12. Hvilke samarbejdsrelationer fungerer godt, og hvor mangler du en forbindelse?

Se efter afhængigheder i arbejdet. En introduktion til den rigtige fagperson kan være mere hjælpsom end endnu et generelt møde om organisationen.

13. Hvornår har du senest holdt et spørgsmål eller en bekymring tilbage?

Lyt uden straks at forklare eller forsvare. Hvis medarbejderen fortæller om en svær situation, så afklar, hvad der ville have gjort det lettere at tage den op.

14. Passer ansvar og opgavemængde til, hvor du er nu?

Undersøg både for stort og for lille ansvar. Aftal, hvilke opgaver medarbejderen selv kan tage, hvilke der kræver sparring, og hvilke der skal vente.

15. Hvad vil du gerne blive bedre til de næste tre måneder?

Omsæt svaret til en realistisk udviklingsmulighed. Knyt det til en opgave og en person, der kan støtte, så ønsket får en plads i kalenderen.

Senere i det første år: 5 spørgsmål om retning og tilknytning

16. Hvad gør, at du har lyst til at være her?

Få medarbejderens egne grunde frem. Det kan være kolleger, mening, fleksibilitet, opgaver eller noget helt andet. Brug ikke dine egne motivationsfaktorer som facit.

17. Hvad kan gøre det sværere for dig at lykkes i jobbet fremover?

Spørgsmålet giver plads til at tale om kommende ændringer og vedvarende friktion. Skeln mellem noget, I kan løse lokalt, og noget der kræver en beslutning andre steder.

18. Oplever du, at dine kompetencer bliver brugt?

Tal om konkrete erfaringer og mulige bidrag. En medarbejder kan have fundet sig til rette og samtidig savne mulighed for at bruge en vigtig del af sin faglighed.

19. Hvordan har vores samarbejde fungeret fra dit perspektiv?

Gør også din egen ledelse til genstand for feedback. Spørg eksempelvis, hvornår du har været mest hjælpsom, og hvornår medarbejderen savnede dig.

20. Hvad er den vigtigste ændring, vi skal følge op på næste gang?

Prioritér sammen. En enkelt gennemført ændring er mere brugbar end fem løse hensigter, som ingen vender tilbage til.

Forslag til en onboardingsamtale på 30 minutter

• Før samtalen: Send tre eller fire spørgsmål, så medarbejderen kan forberede eksempler.
• Første fem minutter: Følg op på aftaler fra sidst.
• Næste 15 minutter: Undersøg de valgte temaer og bed om konkrete situationer.
• Næste fem minutter: Vælg én eller to handlinger, og fordel ansvaret.
• Sidste fem minutter: Gentag aftalerne og sæt dato for opfølgning.

Skriv eksempelvis: Lederen booker to timers oplæring med en kollega inden fredag. Medarbejderen prøver derefter opgaven selv. Vi følger op tirsdag. Det er mere præcist end en note om, at der skal være mere sparring.

Hvor ofte bør I holde onboardingsamtaler?

Som udgangspunkt kan I afprøve et kort tjek ind efter første uge, ugentlige samtaler i starten og derefter en rytme, der passer til behovet. Bevar planlagt opfølgning senere i året, selv når medarbejderen leverer selvstændigt. Hyppigheden er et praktisk valg, ikke en fast regel for alle roller.

Hvis et problem kræver handling nu, skal det ikke vente på næste planlagte møde. Gør det tydeligt, hvordan medarbejderen kan tage kontakt mellem samtalerne.

Ofte stillede spørgsmål om onboardingsamtaler

Skal alle 20 spørgsmål bruges hver gang?

Nej. Vælg få spørgsmål, som passer til tidspunktet og personen. Giv plads til medarbejderens egne temaer, og følg op på tidligere svar.

Er onboardingsamtalen det samme som en prøvetidssamtale?

Formålet kan være forskelligt. Onboardingsamtalen handler om læring, samarbejde og støtte. Hvis mødet også indeholder en formel vurdering, skal det være tydeligt på forhånd.

Hvad hvis medarbejderen kun svarer, at alt er fint?

Bed om en konkret situation, og giv tid. Del eventuelt din egen observation som et åbent spørgsmål. Pres ikke medarbejderen til at fortælle noget bestemt.

Gør samtalerne til en løbende vane

Embarkly giver leder og medarbejder personlige anbefalinger og refleksioner gennem det første år. Vil du forstå, hvad der kan ligge bag forskellige behov, kan du læse om drivers i arbejdslivet. Kontakt os, hvis I vil gøre den løbende onboardingdialog lettere at få gennemført.